4. PROCESO DE IMPLANTACION OIM
Como ya señalamos anteriormente, este proceso se desarrolla comenzando con las estrategias, siguiendo con los talentos humanos, luego los recursos materiales para finalizar con los sistemas y procedimientos:
1. Estrategias: En función del enfoque de orientación a los negocios, a los resultados y al objetivo por la competitividad que indicáramos anteriormente, la definición de estrategias en la OIM comienza con una estrategia global de la empresa, previamente definida con sus objetivos estratégicos competitivos y sus indicadores de gestión tanto globales como sectoriales.
1. Estrategias: En función del enfoque de orientación a los negocios, a los resultados y al objetivo por la competitividad que indicáramos anteriormente, la definición de estrategias en la OIM comienza con una estrategia global de la empresa, previamente definida con sus objetivos estratégicos competitivos y sus indicadores de gestión tanto globales como sectoriales.
Seguimos a través de la organización en su totalidad, con sus niveles y metodologías de decisión.
Con esto como referencia se comienza el inventario de planta, su codificación y registro de ficha técnica completo. Luego debemos priorizar los equipos identificando aquellos que son críticos de los que no lo son, esto es muy importante pues las etapas que continúan son intensivas en el uso de recursos, y aquellos primeros suelen ser escasos, por lo cual la priorización nos asegurará resultados en el corto plazo que avalen el desarrollo del proceso en el medio y largo plazo.
Aquí comienza la etapa de análisis funcional para la que contamos con una herramienta de última generación, el RCM2 o mantenimiento centrado en confiabilidad del cual hablaremos más adelante.
Aquí comienza la etapa de análisis funcional para la que contamos con una herramienta de última generación, el RCM2 o mantenimiento centrado en confiabilidad del cual hablaremos más adelante.
Realizado el análisis funcional se deben evaluar las consecuencias en función de las cuales haremos la determinación de las estrategias de mantenimiento más adecuadas a nuestro contexto. Definidas las estrategias viene la etapa de implementación de las mismas, o lo que es lo mismo, su puesta en práctica. Finalmente, deben hacerse las auditorias de implementación para asegurar el éxito de todo el proceso.
2. Talento Humano: Una vez definidas las estrategias ya sabemos lo que hay que hacer, entonces toca el turno a la designacion de quienes lo harán, los talentos humanos.
Decimos talentos y no recursos o capital humano pues esa es la diferencia entre las personas, las máquinas y el dinero; las personas poseemos talento y eso es lo que hace la diferencia.
Hablar de talentos humanos implica que tanto podemos encontrarlos en el personal propio como en el contratado por tercera parte. Al analizar el personal propio debemos partir de la estructura organizativa global con sus niveles y metodologías de decisión establecidos. Partiendo de esto, y en función de las estrategias establecidas previamente, debemos definir la dotación y los perfiles requeridos para llevarlas adelante, así como las competencias y aptitudes necesarias para cada persona y puesto.
Luego debemos establecer procedimientos de selección de personal, así como de capacitación continua que permitan que nuestro personal alcance las competencias y aptitudes requeridas en los perfiles de cargo establecidas. Se recomienda para el control y seguimiento de esta etapa la utilización de la llamada matriz de competencias (competence matrix). Es importante realtar que la nueva ISO 55001 incluye al personal de la empresa como un activo dento de la gestión de activos.
También muy importante en el desarrollo del personal es crear los sistemas de evaluación de desempeño y, complementario con esto y con el plan de capacitación, sistemas de motivación, reconocimiento y recompensa que estimulen el desarrollo personal y organizacional y premien los resultados.
Con respecto a los servicios de terceros, debemos comenzar por especificar correctamente el servicio a contratar, o sea, el qué tercerizar.
Luego, establecer un sistema de calificación de proveedores para una adecuada definición de a quiénes contratar. Seguidamente debemos definir las formas de contratación: full service, por tarea o trabajo presupuestado, por administración a costo por unidad o costo por hora, etc, lo que mejor se adecue a nuestra realidad.
Complementario con esto, es necesario establecer los criterios de supervisión adecuados a la forma de contratación y tipo de trabajo que se debe efectuar; ambos en conjunto definen el cómo tercerizar. Finalmente, la pregunta faltante es el cuándo tercerizar, para ello se debe realizar un análisis detallado del contexto de la empresa que nos permita encontrar elementos objetivos y defendibles para la toma de esta decisión.
Las tendencias que en los últimos tiempos se presentan en lo referente a los talentos humanos son: la demanda de cada vez mayor flexibilidad y poli o multifuncionalidad del personal propio, y el aumento en la cantidad de servicios tercerizados, siendo algunas de las principales causas la necesidad de mayor especialización del personal, mejor equipamiento para realizar la tarea, así como por estrategia empresarial de concentrarse en las áreas claves del negocio. Finalmente en el aspecto organizacional hay una tendencia a las organizaciones de tipo mixto, parte por sectores cerca del proceso y parte centralizada.
3. Recursos materiales: El siguiente paso en la implementación de OIM es definir los recursos materiales necesarios para cumplir las estrategias establecidas. Debemos definir las máquinas y herramientas para las tareas a desarrollar, así como los repuestos y materiales necesarios. Estos últimos serán clasificados por: criticidad, reemplazabilidad, accesibilidad, tiempo y costo de reposición y variabilidad de la demanda. Con toda esta información podremos entonces definir los adecuados modelos de reposición y con ellos las políticas de gestión de stocks a desarrollar.
Las tendencias actuales en este campo muestran una reducción en el número de proveedores, la aparición de programas de proveedores exclusivos, alianzas, asociaciones entre proveedor y cliente y transferencias de stock del cliente al proveedor. Todas estas líneas de trabajo buscan como objetivo optimizar los plazos de entrega, reducir los stocks y asegurar la calidad de los suministros.
También es importante señalar la aparición del e-commerce o e-business, esto es la modalidad de vender, comprar y contratar vía Internet; se cuentan ya varios sitios en la red prestando dichos servicios vinculados al tema de mantenimiento (GEYMSAC - http://williamb285.wix.com/geymsac).
Una herramienta que se destaca en esta área es reliability-centred spares (RCS, repuestos centrados en confiabilidad), qu es una metodología para optimizar los llamados repuestos estratégicos o de bajo indice de rotación, los que no son considerados por los modelos clásicos de gestión de stocks para repuestos con normal índice de rotación.
4. Sistemas y procedimientos: Definidas las estrategias, los talentos humanos y los recursos materiales, solo queda por definir los sistemas y procedimientos necesarios para una completa implantación de la OIM. Analizaremos las partes del sistema, sus etapas de implantación y los requisitos que se deben cumplir para asegurar el éxito del proceso.
En la primera parte tomamos como punto de partida el inventario, el registro del historial de equipo, con su correspondiente codificación, realizados en la etapa de definición de estrategias.
La siguiente parte será la que contenga el plan de mantenimiento programado, también definido en la etapa de estrategias.
Continuamos con el correspondiente a los procedimientos de planificación y programación de las intervenciones.
También debemos tener el control de gestión con el que llevaremos a cabo el seguimiento de los indicadores de gestión definidos inicialmente, entre ellos son de particular importancia los de costo-eficacia.
Finalmente, es necesario tener un equipo de trabajo y sistemas para el análisis técnico y económico de las fallas, herramienta indispensable para la mejora continua e innovación, requeridas para asegurar los resultados.
A modo de ejemplo señalamos el contenido que debe incluir la parte referente al inventario y registro de equipos, o sea, la documentación técnica necesaria para mantenimiento (DTM):
- Registro completo del equipo con datos del proveedor, datos de compra y datos técnicos parametrizados del mismo.
- Registro de repuestos necesarios y referencias cruzadas equipos contra repuestos.
- Dibujos y planos especificando materiales y tolerancias.
- Medidas e instrucciones de mantenimiento predictivo y preventivo.
- Instrucciones de mantenimiento correctivo.
- Programas lógicos de búsqueda de fallas.
Las Etapas del desarrollo del sistema se inician con el análisis y diagnóstico de los sistemas y procedimientos existentes en la organización, con esto como base se puede encarar la siguiente etapa, que es la selección del software de gestión de mantenimiento a utilizar. En Perú la mayoría de empresas de gran envergadura usan el SAP y Oracle, pero independientemente del software que seleccione lo importante es que se adapte a los requerimientos de su empresa y que su base de datos sea flexible o compatible al momento de migrar a otro software ya que se dan muchos casos de empresas que pierden años de información valiosa al cambiar de software porque simplemente es incompatible con la nueva plataforma.
Una vez seleccionado, pasamos a la etapa de su implementación, para finalizar el proceso con la puesta en marcha del nuevo sistema.
Para el éxito de todo proyecto de sistema existen una serie de requisitos que es importante cumplir, entre ellos se destacan el apoyo de la dirección sin el cual es desaconsejable iniciar un proyecto de esta índole; así mismo, contar con una adecuada organización, lograr una participación del personal que asegure su sensibilización con los objetivos del proyecto y por cierto que todo esto sea llevado adelante con la adecuada planificación.
Es también un requisito muy importante el que nuestro sistema de gestión de mantenimiento deba cumplir con las exigencias de los sistemas de gestión certificados de calidad serie ISO 9001 (ahora en su versión 2015), de medio ambiente serie ISO 14001 (ahora en su versión 2015) y de seguridad OHSAS 18001(proximamente en el 2016 será convertida a una norma ISO) y en Perú la ley de seguridad 29783 y la norma G-050.
Entre todos los indicadores que es posible usar en un sistema de gestión, algunos se destacan por su utilización y cálculo que es igual en todas partes del mundo (ver Norma EN 15341:2008 Maintenance Key Performanc Indicators https://www.dropbox.com/s/088vxh2pqhhhvrg/EN%2015341.pdf?dl=0 se tratan de los llamados indicadores clase mundial, entre ellos destacamos:
- La Efectividad Global de Equipos (OEE).
- La confiabilidad.
- La Eficiencia, la Calidad y la Disponibilidad (operativa y mecánica) .
- Los Tiempos Medios Entre Fallas (MTBF), Tiempos Medios de Reparación (MTTR) y Tiempos Medios de Espera (MTW).
- El Costo de Mantenimiento por Facturación, y el Costo de Mantenimiento por Valor de Reposición del Equipamiento.
- La Rotación de Inventario.
- Los Indices de Frecuencia y Gravedad en Seguridad.
5. Rcm 2 – Reliability-Centred Maintenance (Mantenimiento Centrado en la Confiabilidad):
Como señalamos en el capítulo de estrategias, comentaremos brevemente la herramienta por excelencia para determinar estrategias de mantenimiento, el RCM 2. Es un procedimiento sistemático y estructurado para determinar los requerimientos de mantenimiento de los activos en su contexto de operación.
Esta metodología fue desarrollada por John Moubray de Aladon Ltd., y no sólo cumple con la norma SAE JA 1011 referida a la certificación de procesos RCM, sino que es una de las tres referencias de dicha norma. Consiste en analizar las funciones de los activos, ver cuales son sus posibles fallas, luego preguntarse por los modos o causas de esas fallas, estudiar sus efectos y analizar sus consecuencias.
A partir de la evaluación de las consecuencias es que se determinan las estrategias mas adecuadas al contexto de operación, siendo exigido que no sólo sean técnicamente factibles, sino económicamente viables. Las consecuencias en el RCM 2 son clasificadas en cuatro categorías:
- Fallas ocultas
- Seguridad y medio ambiente
- Operacionales y no peracionales
Las estrategias que se prevén son:
- Mantenimiento predictivo
- Mantenimiento preventivo
- Mantenimiento detectivo
- Mantenimiento correctivo
- Mantenimiento mejorativo
El mantenimiento predictivo o basado en la condición, consiste en inspeccionar los equipos a intervalos regulares y tomar acción para prevenir las fallas o evitar las consecuencias de las mismas según su condición.
Incluye tanto las inspecciones objetivas (con instrumentos) y subjetivas (con los sentidos), y la reparación del defecto.
El mantenimiento preventivo o basado en el tiempo, consiste en reacondicionar o sustituir a intervalos regulares un equipo o sus componentes, independientemente de su estado en ese momento.
El mantenimiento detectivo o búsqueda de fallas consiste en al inspección de las funciones ocultas a intervalos regulares, para ver si han fallado y reacondicionarlas en caso de quesa así.
El mantenimiento correctivo consiste en el reacondicionamiento o sustitución de partes en un equipo una vez que han fallado; incluye la reparación de la falla y ocurre de emergencia.
Por último, el mantenimiento mejorativo o rediseño, no es tarea del mantenimiento propiamente dicho, aunque lo hace el área de mantenimiento, consiste en la modificación o cambio de las condiciones originales del equipo o instalación.
CONCLUSIONES
El mantenimiento a evolucionado con los años y hoy en día debe tomar como referencia el plan estrategico de la empresa u organización y retroalimentarse de los Stakeholders (Segun ISO 55000 son las partes interesadas) para la mejora continua; ésto dentro de la nueva filosofía de la gestión de activos.
Debemos tener en cuenta antes de implementar un plan de mantenimiento, cuales serán los indicadores que van a ser útiles para que nuestra gestión se integre con los indicadores del plan estratégico de la organización. Esto hará que Mantenimiento sea considerado como valor y no como un gasto en la empresa.
De esta manera la OIM incluye las herramientas más avanzadas en esos aspectos connvirtiéndose así en una poderosa herramienta de transformación de la gestión del mantenimiento moderno.
Hablar de talentos humanos implica que tanto podemos encontrarlos en el personal propio como en el contratado por tercera parte. Al analizar el personal propio debemos partir de la estructura organizativa global con sus niveles y metodologías de decisión establecidos. Partiendo de esto, y en función de las estrategias establecidas previamente, debemos definir la dotación y los perfiles requeridos para llevarlas adelante, así como las competencias y aptitudes necesarias para cada persona y puesto.
Luego debemos establecer procedimientos de selección de personal, así como de capacitación continua que permitan que nuestro personal alcance las competencias y aptitudes requeridas en los perfiles de cargo establecidas. Se recomienda para el control y seguimiento de esta etapa la utilización de la llamada matriz de competencias (competence matrix). Es importante realtar que la nueva ISO 55001 incluye al personal de la empresa como un activo dento de la gestión de activos.
También muy importante en el desarrollo del personal es crear los sistemas de evaluación de desempeño y, complementario con esto y con el plan de capacitación, sistemas de motivación, reconocimiento y recompensa que estimulen el desarrollo personal y organizacional y premien los resultados.
Con respecto a los servicios de terceros, debemos comenzar por especificar correctamente el servicio a contratar, o sea, el qué tercerizar.
Luego, establecer un sistema de calificación de proveedores para una adecuada definición de a quiénes contratar. Seguidamente debemos definir las formas de contratación: full service, por tarea o trabajo presupuestado, por administración a costo por unidad o costo por hora, etc, lo que mejor se adecue a nuestra realidad.
Complementario con esto, es necesario establecer los criterios de supervisión adecuados a la forma de contratación y tipo de trabajo que se debe efectuar; ambos en conjunto definen el cómo tercerizar. Finalmente, la pregunta faltante es el cuándo tercerizar, para ello se debe realizar un análisis detallado del contexto de la empresa que nos permita encontrar elementos objetivos y defendibles para la toma de esta decisión.
Las tendencias que en los últimos tiempos se presentan en lo referente a los talentos humanos son: la demanda de cada vez mayor flexibilidad y poli o multifuncionalidad del personal propio, y el aumento en la cantidad de servicios tercerizados, siendo algunas de las principales causas la necesidad de mayor especialización del personal, mejor equipamiento para realizar la tarea, así como por estrategia empresarial de concentrarse en las áreas claves del negocio. Finalmente en el aspecto organizacional hay una tendencia a las organizaciones de tipo mixto, parte por sectores cerca del proceso y parte centralizada.
3. Recursos materiales: El siguiente paso en la implementación de OIM es definir los recursos materiales necesarios para cumplir las estrategias establecidas. Debemos definir las máquinas y herramientas para las tareas a desarrollar, así como los repuestos y materiales necesarios. Estos últimos serán clasificados por: criticidad, reemplazabilidad, accesibilidad, tiempo y costo de reposición y variabilidad de la demanda. Con toda esta información podremos entonces definir los adecuados modelos de reposición y con ellos las políticas de gestión de stocks a desarrollar.
Las tendencias actuales en este campo muestran una reducción en el número de proveedores, la aparición de programas de proveedores exclusivos, alianzas, asociaciones entre proveedor y cliente y transferencias de stock del cliente al proveedor. Todas estas líneas de trabajo buscan como objetivo optimizar los plazos de entrega, reducir los stocks y asegurar la calidad de los suministros.
También es importante señalar la aparición del e-commerce o e-business, esto es la modalidad de vender, comprar y contratar vía Internet; se cuentan ya varios sitios en la red prestando dichos servicios vinculados al tema de mantenimiento (GEYMSAC - http://williamb285.wix.com/geymsac).
Una herramienta que se destaca en esta área es reliability-centred spares (RCS, repuestos centrados en confiabilidad), qu es una metodología para optimizar los llamados repuestos estratégicos o de bajo indice de rotación, los que no son considerados por los modelos clásicos de gestión de stocks para repuestos con normal índice de rotación.
4. Sistemas y procedimientos: Definidas las estrategias, los talentos humanos y los recursos materiales, solo queda por definir los sistemas y procedimientos necesarios para una completa implantación de la OIM. Analizaremos las partes del sistema, sus etapas de implantación y los requisitos que se deben cumplir para asegurar el éxito del proceso.
En la primera parte tomamos como punto de partida el inventario, el registro del historial de equipo, con su correspondiente codificación, realizados en la etapa de definición de estrategias.
La siguiente parte será la que contenga el plan de mantenimiento programado, también definido en la etapa de estrategias.
Continuamos con el correspondiente a los procedimientos de planificación y programación de las intervenciones.
También debemos tener el control de gestión con el que llevaremos a cabo el seguimiento de los indicadores de gestión definidos inicialmente, entre ellos son de particular importancia los de costo-eficacia.
Finalmente, es necesario tener un equipo de trabajo y sistemas para el análisis técnico y económico de las fallas, herramienta indispensable para la mejora continua e innovación, requeridas para asegurar los resultados.
A modo de ejemplo señalamos el contenido que debe incluir la parte referente al inventario y registro de equipos, o sea, la documentación técnica necesaria para mantenimiento (DTM):
- Registro completo del equipo con datos del proveedor, datos de compra y datos técnicos parametrizados del mismo.
- Registro de repuestos necesarios y referencias cruzadas equipos contra repuestos.
- Dibujos y planos especificando materiales y tolerancias.
- Medidas e instrucciones de mantenimiento predictivo y preventivo.
- Instrucciones de mantenimiento correctivo.
- Programas lógicos de búsqueda de fallas.
Las Etapas del desarrollo del sistema se inician con el análisis y diagnóstico de los sistemas y procedimientos existentes en la organización, con esto como base se puede encarar la siguiente etapa, que es la selección del software de gestión de mantenimiento a utilizar. En Perú la mayoría de empresas de gran envergadura usan el SAP y Oracle, pero independientemente del software que seleccione lo importante es que se adapte a los requerimientos de su empresa y que su base de datos sea flexible o compatible al momento de migrar a otro software ya que se dan muchos casos de empresas que pierden años de información valiosa al cambiar de software porque simplemente es incompatible con la nueva plataforma.
Una vez seleccionado, pasamos a la etapa de su implementación, para finalizar el proceso con la puesta en marcha del nuevo sistema.
Para el éxito de todo proyecto de sistema existen una serie de requisitos que es importante cumplir, entre ellos se destacan el apoyo de la dirección sin el cual es desaconsejable iniciar un proyecto de esta índole; así mismo, contar con una adecuada organización, lograr una participación del personal que asegure su sensibilización con los objetivos del proyecto y por cierto que todo esto sea llevado adelante con la adecuada planificación.
Es también un requisito muy importante el que nuestro sistema de gestión de mantenimiento deba cumplir con las exigencias de los sistemas de gestión certificados de calidad serie ISO 9001 (ahora en su versión 2015), de medio ambiente serie ISO 14001 (ahora en su versión 2015) y de seguridad OHSAS 18001(proximamente en el 2016 será convertida a una norma ISO) y en Perú la ley de seguridad 29783 y la norma G-050.
Entre todos los indicadores que es posible usar en un sistema de gestión, algunos se destacan por su utilización y cálculo que es igual en todas partes del mundo (ver Norma EN 15341:2008 Maintenance Key Performanc Indicators https://www.dropbox.com/s/088vxh2pqhhhvrg/EN%2015341.pdf?dl=0 se tratan de los llamados indicadores clase mundial, entre ellos destacamos:
- La Efectividad Global de Equipos (OEE).
- La confiabilidad.
- La Eficiencia, la Calidad y la Disponibilidad (operativa y mecánica) .
- Los Tiempos Medios Entre Fallas (MTBF), Tiempos Medios de Reparación (MTTR) y Tiempos Medios de Espera (MTW).
- El Costo de Mantenimiento por Facturación, y el Costo de Mantenimiento por Valor de Reposición del Equipamiento.
- La Rotación de Inventario.
- Los Indices de Frecuencia y Gravedad en Seguridad.
5. Rcm 2 – Reliability-Centred Maintenance (Mantenimiento Centrado en la Confiabilidad):
Como señalamos en el capítulo de estrategias, comentaremos brevemente la herramienta por excelencia para determinar estrategias de mantenimiento, el RCM 2. Es un procedimiento sistemático y estructurado para determinar los requerimientos de mantenimiento de los activos en su contexto de operación.
Esta metodología fue desarrollada por John Moubray de Aladon Ltd., y no sólo cumple con la norma SAE JA 1011 referida a la certificación de procesos RCM, sino que es una de las tres referencias de dicha norma. Consiste en analizar las funciones de los activos, ver cuales son sus posibles fallas, luego preguntarse por los modos o causas de esas fallas, estudiar sus efectos y analizar sus consecuencias.
A partir de la evaluación de las consecuencias es que se determinan las estrategias mas adecuadas al contexto de operación, siendo exigido que no sólo sean técnicamente factibles, sino económicamente viables. Las consecuencias en el RCM 2 son clasificadas en cuatro categorías:
- Fallas ocultas
- Seguridad y medio ambiente
- Operacionales y no peracionales
Las estrategias que se prevén son:
- Mantenimiento predictivo
- Mantenimiento preventivo
- Mantenimiento detectivo
- Mantenimiento correctivo
- Mantenimiento mejorativo
El mantenimiento predictivo o basado en la condición, consiste en inspeccionar los equipos a intervalos regulares y tomar acción para prevenir las fallas o evitar las consecuencias de las mismas según su condición.
Incluye tanto las inspecciones objetivas (con instrumentos) y subjetivas (con los sentidos), y la reparación del defecto.
El mantenimiento preventivo o basado en el tiempo, consiste en reacondicionar o sustituir a intervalos regulares un equipo o sus componentes, independientemente de su estado en ese momento.
El mantenimiento detectivo o búsqueda de fallas consiste en al inspección de las funciones ocultas a intervalos regulares, para ver si han fallado y reacondicionarlas en caso de quesa así.
El mantenimiento correctivo consiste en el reacondicionamiento o sustitución de partes en un equipo una vez que han fallado; incluye la reparación de la falla y ocurre de emergencia.
Por último, el mantenimiento mejorativo o rediseño, no es tarea del mantenimiento propiamente dicho, aunque lo hace el área de mantenimiento, consiste en la modificación o cambio de las condiciones originales del equipo o instalación.
CONCLUSIONES
El mantenimiento a evolucionado con los años y hoy en día debe tomar como referencia el plan estrategico de la empresa u organización y retroalimentarse de los Stakeholders (Segun ISO 55000 son las partes interesadas) para la mejora continua; ésto dentro de la nueva filosofía de la gestión de activos.
Debemos tener en cuenta antes de implementar un plan de mantenimiento, cuales serán los indicadores que van a ser útiles para que nuestra gestión se integre con los indicadores del plan estratégico de la organización. Esto hará que Mantenimiento sea considerado como valor y no como un gasto en la empresa.
De esta manera la OIM incluye las herramientas más avanzadas en esos aspectos connvirtiéndose así en una poderosa herramienta de transformación de la gestión del mantenimiento moderno.
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